Un déménagement d’entreprise, ça ne s’improvise pas, ça s’organise. Pour ça, nous vous rappelons quelques points à ne pas négliger avant de plier bagage.
Communiquez !
L’un des points les plus importants dans le management d’une entreprise, c’est la communication. Il faut tenir vos salariés au courant de chacune de vos décisions en rapport avec le déménagement ou vous allez risquer la propagation de rumeurs inutiles et nuisibles. Un changement de local est synonyme de changement d’habitude et peut être une source de stress. Travaillez en collaboration avec votre directeur des ressources humaines pour mettre au point un plan de communication interne simple et efficace, quelques mois avant le déménagement. Un déménagement anticipé est un déménagement paisible.
Combien de temps et quand ?
Question timing, prévoyez un peu de temps. Si votre entreprise compte plus de 300 personnes, comptez deux à trois mois de préparation. En dessous de ce chiffre, entre un et deux mois sont suffisants. Il est préférable de déménager pendant une période tranquille pour votre entreprise, vers la fin du mois d’août par exemple. Si vous travaillez dans le tourisme, choisissez une période creuse comme novembre ou avril.
Organisation
Réalisez un cahier des charges avec l’entreprise de déménagement choisie afin de clarifier votre commande. Tout ce que vous allez déménager, vous devez le trier et l’étiqueter afin de ne pas perdre de temps lorsque vous arriverez dans vos nouveaux locaux. Réalisez un plan de vos nouveaux locaux avec la place du mobilier pour aider les déménageurs. N’oubliez pas de faire installer une ligne téléphonique et d’effectuer le changement d’adresse.
Les nouveaux locaux
Si vous avez besoin de faire des travaux à votre future adresse, faîtes un devis longtemps en amont. Les travaux peuvent prendre un peu de retard et le temps de validation du devis peut être un peu long. N’hésitez pas à faire des devis dans différentes entreprises, vous serez surpris des différences de coût d’un prestataire à l’autre.
Une fois les clés en main, assurez-vous que les nouveau locaux puissent accueillir tout votre matériel informatique et votre mobilier. Vérifiez que les normes de sécurité soient respectées : issues de secours, alarmes incendies, extincteurs etc.
Les anciens locaux
Comme lorsque l’on quitte un appartement, quitter des locaux professionnels demande un petit rafraîchissement des murs, sols et plafonds. N’hésitez pas à employer des professionnels du bâtiment et une équipe de nettoyage.